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一、选好文体
文体是文章体裁的简称，是文章的外在表现形式。任何文章都有文体，而且我们只要一看到文章，就能判断出它是什么文体。
（一） 常用文体
一是记叙文，以叙述和描写为主要表达方式，通过具体的人物和事件来反映社会生活的一种文体，如消息、通讯等；
二是议论文，又叫论说文或说理文，是一种以议论为主要表达方式的文体，如《大连日报》理论版的文章、其他报刊上的言论性文章等；
三是说明文，以说明为主要表达方式来解说事物、阐明事理而给人以知识的文体，如解说词、产品说明书、营销说明书等；
四是应用文，指党政机关、企事业单位中流通的，具有某些习惯用法的文体，如法律文书、经济合同以及我们所讲的公文等。
（二）公文是一种应用非常广泛的应用文
公文是公务文书的简称，是一种应用非常广泛的应用文，公文有法定公文和非法定公文之分。
法定公文：
国务院《国家行政机关公文处理办法》和中共中央《中国共产党机关公文处理条例》中规定的在政府机关和党的机关内使用的文种。
国务院规定的有13种：命令（令），决定，公告，通告，通知，通报，议案，报告，请示，批复，意见，函，会议纪要。
中共中央规定的有14种：决议，决定，指示，意见，通知，通报，公报，报告，请示，批复，条例，规定，函，会议纪要。
这其中有一些是相同的，如决定、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要等。有一些是不同的，如命令在国务院规定中有，而中共中央规定中没有；条例在中共中央规定中有，而在国务院规定中没有。
去掉相同的，法定公文共有18种：命令（令），决定，公告，通告，通知，通报，议案，报告，请示，批复，意见，函，会议纪要，决议，指示，公报，条例，规定。
常用公文有决定、公报、通知、报告、请示、函等。
非法定公文：
不在国务院和中共中央规定的范围之内，但又使用较多的公文，如计划、总结、调查报告、述职报告、竞聘演讲稿等。
（三）公文是命题作文
公文作为应用文的一种，一般都是命题作文。如领导要你写总结，文体就已经定好了，所以一般不用选择文体。但自己如果有兴趣，想投稿的话，就要选择文体。
二、划好范围
（一）划范围的作用
就是确定要写的内容，你想写几个方面的内容，事先大致得有个数。除非专业作家，一般人写文章都不很长，少则三五百字，多则两三千字。所以要控制好想写的内容，不要什么都想写，结果越写越长。
（二）划范围的基本要求
划范围时不宜太多，也不宜太少，有个不成文的划法，觉得一篇文章写两个方面太少，写4个以上又觉得太多，所以比较倾向于写3个方面。
（三）划范围的目的
公文时效性强，传递速度快，再说现在的工作节奏也较快，文章长了也没人看，所以划范围就是使自己在写文章做到“胸中有数”，尽量写短文章。如总结一般由基本情况、主要成绩、存在问题和今后打算等几部分组成。
三、列好提纲
（一）要重视列提纲
纲：鱼网上的总绳，目：鱼网上的眼。说的是只要提起网上的大绳，所有的网眼都张开了，比喻要抓住事物的关键。
提纲就好比是文章的总绳，提纲列好了，就抓住了文章的主线。有的人不重视列提纲，往往写到哪儿想到哪儿，结果越写越糊涂。因此，要学会列提纲，提纲列好了，文章就成功了一半。
列提纲就像盖房子一样，先把一层一层的框架搭好，然后再来砌墙。提纲就是文章的框架，框架搭好了，再往下文章就好写了。
（二）列提纲基本程序：
1．拟制标题
标题又叫题目。俗话说“文好题一半”，说明标题跟全篇有着密切的关系，常常比喻标题是文章的眼睛、旗帜和橱窗，好的标题可以起到“画龙点睛”的作用。
⑴标题与主题的关系
主题：就是我们常说的中心思想。公文也叫主旨。是公文的统帅、灵魂，处于支配地位。
主题统帅标题，标题为主题服务。
⑵公文标题的一般要求：
一是简练：要用简单而有高度概括性的词语来表达；
二是准确：即充分表达意图，题文相符；
三是鲜明：提倡什么、反对什么要一目了然；
四是得体：要符合文种要求，不能张冠李戴。
标题多用祈使句，中间一般不用标点符号。实在要分清意思时，可空格。
公文标题的基本形式：
一是固定式，如报告、总结、述职报告等，规范性较强，用不着仔细琢磨。
二是用非固定式的，由主副之分，往往用新闻或论文的标题作为主标题，而把固定式的标题当成副标题。
2．写一个简单的开头
公文开头的基本要求：
⑴言简意赅，不要罗嗦，文章只有千把字，开头就占了三五百字，就会给人一种头重脚轻的感觉。
⑵要有新的角度，不能一味求新，但也不能一点新意也没有，开头有新意，才能抓住别人，让别人有兴趣读下去。
⑶符合主题的需要，与后面的段落有必然的联系，不能一味追求新颖而离开主题。
⑷根据公文文种的要求开头。不同的公文文种有不同的开头要求，要按具体要求开头。
公文常见的开头：
⑴开门见山式。就是一开始就讲写作意图、要说明的问题交待出来，让人一目了然。这种形式，适用于通报、意见、指示、决议等。
⑵概述式。主要用叙述方法，把有关情况、过程或典型、总成绩等概括地叙述出来。适用于总结、调查报告、情况报告等。
⑶说明根据式。简要地说明公文写作根据的文件或有关法律、上级精神，常用“根据”二字开头。适用于通报、决定、条例、办法等。
⑷目的式。常用“为”“为了”等介词做开头，说明发文的目的和意义。适用于决定、通告、通知等。
⑸引文式。引用别的文件的内容，多用于批准、批转、转发、简报等。
⑹交待背景式。介绍有关背景情况，作为行文的依据。适用于报告、通报、计划、指示、调查报告等。
3．写层次观点
⑴层次观点的作用
层次观点又叫分观点，作用在于使文章更有层次性。
要说提纲是文章的纲的话，那么层次观点就是提纲的纲，分观点要是立住了，那么提纲也就立住了。
⑵层次观点的写法：
一种是标题写法。结尾没有标点符号，几个至十来个字，简明扼要。
另一种是句子写法。就是写一句完整的话。
再一种是段前法。就是用每段的第一句话作为分观点，用不同的字体来区别。
还有一种是直接用汉语的一、二、三、四等数字居中作为分观点，而不写具体的文字。
4．写出要点
每个分观点里面还要写几个层次，每个层次要写几段，每段要写哪些内容，是否继续用分级标题等等，要用一段或几段完整的文字表述出来。
5．写一个简短的结尾
结尾一般是对全文的总括，常用的结尾有：
⑴号召希望式。就是发出一个号召或提一个希望。适用于决定、决议、通报、指示、意见等。
⑵总结全文式。就是对全文再来一个总括。适用于总结、报告、调查报告等。
⑶强调式。对某一问题加以强调以引起重视。适用于决定、通知、规定等。
⑷请求式。用固定的文字表述：“以上请示妥否，请批示”“以上报告如无不妥，请批转”“请函复”，适用于请示、报告、函等。
⑸无尾式。即该说的话都说了，再用个结尾就显得多余，就没有必要在写结尾了。如硬要写上，就显得有点“画蛇添足”了。
（三）关于提纲序码的用法
1．提纲一般都要用规范的序码。关于序码，《国家行政机关公文处理办法》有明确规定。序码一般分为四层：一是汉字小写的一、二、三、四等，后面用顿号；二是半圆括号和汉字，如（一）等，要注意的是此处一定不能再用顿号，不能写成（一）、；三是阿拉伯数字1.2.3.4.等,注意阿拉伯数字后要用圆点,即英文的句号；四是半圆括号和阿拉伯数字，如（1）, 注意后面也不能再用顿号，不能写成（1）、。用序码时要注意并列关系。
2．也有的提纲不用规范的序码：有的直接用第一，第二，第三等；A、B、C、D等；甲、乙、丙、丁等；首先，其次，再次等。还有的不用序码，直接写段前标题，用不同的字体以示区别。要注意的是不用序码时也要保持一致，不能混乱。不能第一段用“第一”，第二段又用“A”，第三段又用“甲”；也不能第一段用段前标题，第二段又用“其次”。
（四）列提纲应注意的问题
1．要由粗到细、由简到繁。
2．不要面面俱到，贪大求多。
3．不要前后脱节。第一部分写什么，
四、找好材料
（一）材料的含义
材料是什么？材料是我们收集到的并写入到文章之中用来表达主题的事实和论据。说通俗点，材料就是砌墙的转。要写好一篇文章，列好提纲后必须加进材料，文章才能完整。
（二）公文取材方法
公文用材料的地方很多，特别是一些非法定型的公文，像总结、调查报告、述职报告、竞聘演讲稿等等，都要大量采用材料。公文的材料主要是指情况、措施、办法、事例、数据等。
借鉴现成的材料。
自己收集材料。
（三）怎样选择材料
“运动材料，材料运动”。
运动材料：就是提纲列好后，广泛收集与文章有关的材料，包括上级文件精神、本部门以前的各种留存材料、再就是注意收集本部门的情况和事例。
材料运动：就是材料收集好后，再按文章的需要对材料有重点地选取，留下有用的材料，去掉没用的材料。
1．围绕主题选材料。能充分说明和表现主题的，就可选择；反之哪怕再好也不能选择。如让你写本科总结，结果你用了别科的材料，很显然就有点“风马牛不相及”了。
2．选择真实的材料。有句话说“真实是新闻的生命”，其实公文也需要讲究真实。像总结、调查报告、述职报告等公文，你所用的材料都要真是不能随意夸大或缩小，更不能无中生有，随意编造。特别是总结中上报成绩，要用一些事实和数据，更应该有一说一，有二说二，不能弄虚作假，糊弄领导。
3．选择典型的材料。典型材料就是最能反映你单位特色的材料。如总结年年写，有的人年年写起来都是老一套，让人觉得平平淡淡，而有的人写起来一年一个样，跟他会用典型材料是分不开的。
4．选择新颖的材料。这就要善于发现，善于挖掘，善于选择角度和善于找切入点，你的角度和切入点找好了，你就会运用新颖的材料，否则你根本就发现不了新材料，就是有新材料放在你面前你也不会用。
五、写好初稿
（一）写初稿的作用
写出初稿来，目的是为写出完整的文章做准备。
（二）要注意材料的运用
写初稿时要注意材料的运用，就是哪地方该用例子，哪地方不该用例子，哪地方多用，哪地方少用，要搭配得当。并不是每个层次里面都要用例子，该用的就用，不该用的就不用。再有就是用例子是要用最突出、有新意的例子，一些平淡的例子最好不用，搞不好就会冲淡主题。
（三）要注意文章的“前后照应”
写初稿时还要注意一篇文章要有连贯性，就是平常所说的“前后照应”，这一点实际上在列提纲时就应该注意到。更
六、改好全篇
（一）修改文章的作用
俗话说“好文章是改出来的”“文章不怕千遍改”。
（二）古人较为重视文章的修改
李白有“语不惊人死不休”的名句。
古人有“推敲”之说。
宋朝王安石改“春风又绿江南岸”这句诗。
（三）今人也重视文章的修改
鲁迅说“写完后至少看两边，竭力将可有可无的字、句、段删去，毫不可惜”。
毛泽东则说“重要的文章不妨看它十多遍，认真地加以修改”。
（四）文章修改的主要方法
“大处着眼，小处着手”。
所谓“大处着眼”，是说要检查主题是不是明确，材料选取得合不合适，全篇的结构完不完整；
所谓“小处着手”，是说要对每个字、每句话、每一段甚至每个标点符号都要加以修改，以达到精益求精，尽善尽美。
（五）要重视文字和标点符号的修改
有的人不大重视文字和标点符号的修改，所以文章写出来后错字连篇，标点符号混乱。
如果你是按这“六个好”一步一步地走下来，到这里，应该说一篇完整的文章就写出来了。但这只是写出了一篇文章，离写出好文章还有一段距离，这就需要不断地积累，不断地动笔。毛泽东有句名言“熟读唐诗三百首，不会写时也会吟。”说的就是这个道理。
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| 投稿人：guyuekouniao |
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时间：2006年6月30日 |
| 点 击：26 |
注：点击数为会员查看了全文的次数。 |
最后编辑：袁辽东 |
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